Møder – kraftcentre og nervesystem

Er I gode til at spilde hinandens tid på møder? Gode møder er centrale for sikker drift, nødvendig udvikling og stærke relationer. Husk de praktiske greb til mødeledelse – de virker i al deres banalitet.

Kan du forestille dig, at der ikke blev holdt direktionsmøder, teammøder eller MED-møder med jævnlig kadence? Dine svar vil afhænge af dine forventninger til og egne erfaringer med, om der på møderne foregår noget vigtigt og meningsfuldt. I offentlige organisationer holdes et utal af møder, og du har nok også fra tid til anden regnet på: “x antal deltagere, der nu bruger x timer på dette møde – og hvad kunne vi ikke have brugt tiden på i stedet!”. Og ja! – Vi skal tage alvorligt, at mødetid er potentiel spildtid. Samtidig vil vi også insistere på, at møder er en kerneproces i offentlige organisationer. Møder er en forudsætning for at løse kerneopgaven – som ofte er kompleks og sammensat.

 

Praktiske greb gør møder produktive – og du skal holde øje med flere bundlinjer

For at vurdere om et møde er eller vil være produktivt skal du strække blikket længere end til de logistiske udfordringer. Vi har omsat Christian Basons (til. direktør MindLab) fire bundlinjer for innovation til praktiske greb, der gør dig skarp i dine forventninger til udbyttet og din egen mødeledelse produktiv.

  • Effektiv drift. Tag ansvar for, at I bruger tiden effektivt, også selvom det bare drejer sig om 30 minutter. Praktiske greb der får mødetid til at slå til og give udbytte er: Gå hurtigt på mødet – det starter, når det starter og slutter, når det slutter. Styr mødet og skær igennem overfor gentagelser også når kæpheste rides rundt i cirkler. Konkluder og tydeliggør hvad sker der nu, hvem gør hvad – hvornår? Ha’ respekt for hinandens tid.
  • Tilfredshed. Sørg for, at alle er tilstrækkeligt informeret om mødets formål, så de kan tage medansvar på mødet. Praktiske greb, der giver tilfredse mødedeltagerne er: Afstem forventningerne til mødet, ellers flyver forskellige dagsordener rundt i lokalet i forsøg på at finde mening. Sæt en klar ramme – hvad er til diskussion og hvad er ikke? Vær parat til at lytte og forklare og ikke bare gentage. Inviter og insister på relevant deltagelse.
  • Resultater og effekt. Nå dét I skal og tag ansvar for, at mødet bringer opgaven videre. Praktiske greb til at holde snuden i opgavesporet er: Styr mødet så I får produceret de relevante resultater fx en beslutning, hørt forskellige meninger, afprøvet hypoteser. Gør jer klart, hvordan resultatet skal møde hverdagen og virkeligheden. Hvem skal mærke en forskel, hvornår og hvordan? Beslut hvornår I følger op på, om I opnår den ønskede effekt. Undgå strudse-taktikken – hold hovedet højt og vær parat til dialog også ved evt. modstand. Gør mødet til et produktivt arbejdsrum.
  • Aktivér og involvér. Tag bevidste, kritiske valg af hvem de nødvendige deltagere er, så opgaven når i mål. Praktiske greb der mobiliserer resurser indenfor og udenfor organisationen er: Hvem skal inviteres undgå “Tordenskjolds soldater”? Forhold dig aktivt til hvad I ikke-ved og få den viden repræsenteret på mødet. Vær tydelig på rollerne og opmærksom på mulige stridende interesser og sager. Vælg det bedste mødested – rådhuset er ikke altid bedst, selvom det er nemmest. Tag værtsskabet på dig og giv plads til ejerskab.

 

Produktive møder er kraftcentre og nervesystem i organisationer

Alle er på jagt efter at få større værdi og mere for skattepengene. Der kaldes på mere inddragelse, tværgående samarbejde, innovation og løsninger, hvor der tænkes ud af boksen. I mødesituationer har du sikkert erfaring med, at bundlinjerne strides: Effektiv drift, Tilfredshed, Resultater og effekt og Aktivering og involvering – hvad skal vægtes højest?! Dét giver de praktiske greb ikke svar på, men de gør det muligt for dig at lede og styre møderne, så de bliver kraftcentre i organisationens maskinrum.

Møder ligger ikke ved siden af – men midt i opgaverne. Møder giver dig mulighed for at være i kontakt med organisationens nervesystem. Det er her, du kan afstemme forventninger, få førstehåndserfaring med mulige reaktioner og tage højde for hvordan forskellige interessenter bliver påvirket, og kan komme med om bord.

Har du spørgsmål, eller vil du gerne i dialog med os, er du altid velkommen til at kontakte os på mail eller telefon.

info@hammerhollaender.dk

Mette Hammer: 29694899

Mira Hollænder: 51906623

0-4
Susanne Hammer-Jakobsen
Tårnby Kommune
BKF-direktør

Jeg har fået et mere klart billede, af de opgaver og dilemmaer vi skal løse sammen og af diversiteten i chefgruppen. At få sat ord på det relationelle i vores samspil giver en ny dimension til at kvalificere vores samarbejde og lykkes i opgaverne.

0-5
Jette Deltorp
Habitus
Direktør

Mette og Mira hjælper ledergruppens dialog frem til konstruktive beslutninger uden at tage ejerskabet og beslutningskompetencen fra dem.

0-11
Karin Støvring
Tårnby Kommune
Afdelingsleder familieafdelingen

Det har været en fornøjelse at have de to damer til at facilitere vores lederteam. De gjorde det på en top professionel måde med ideer og masser af god anerkendende praksis.

Inge Fabricius
Område Sydøst, Furesø Kommune
Områdeleder

I opfølgning på trivslen var der brug for at få hul på bylden. At det lykkedes skyldes helt sikkert, at I med stor tålmodighed, omstillingsparathed, meget lyttende og med fornemmelse for hvad der lå under overfladen, fik åbnet op for de svære dialoger. Personalet har følt sig set og hørt. Tak for et god samarbejde.

0-2
Karina Møller
Dragør Kommune
Centerchef

Det har helt sikkert været rigtig godt, at I faciliterede at det blev muligt at tale sammen både på tværs og som team. Det var nødvendigt for at få skabt en bevægelse i det videre arbejde. Det bedste udbytte har vi helt klart fået ved at tale sammen omkring de spørgsmål I stillede – i virkeligheden meget enkelt, men virkningsfuldt. Dejlig positiv energi I kommer med.

0-6
Mette Heidemann
Kalundborg Kommune
Direktør

Det har været både ubesværet og trygt at samarbejde med jer. Jeg har oplevet jer som meget kompetente og professionelle i hele forløbet. I har været gode til at stille spørgsmål for at gøre opgaven og tydeligere og mere skarpvinklet, også for os selv. De workshopper og møder I har faciliteret, har været velforberedte og veldisponerede ift. tid, rammer og indhold.
Det spiller positivt ind i den sammenhæng, at I forstår børne- og ungeområdet, så vi ikke har skullet starte fra scratch med at forklare verden.
Jeg har oplevet jer begge som gode processtyrere – og det har virket godt, at I har suppleret hinanden undervejs.